COMUNICAÇÃO COLABORATIVA EM TEMPOS DE TRABALHO REMOTO

A boa comunicação interna é um dos fatores mais importantes para o sucesso das organizações. E quando a gente fala em comunicação, não quer dizer apenas as mensagens formais que circulam nos canais oficiais, como e-mails, intranet e rede social. Falamos também da comunicação interpessoal, que merece ainda mais atenção no contexto atual.

Selecionamos algumas dicas para que você possa refletir e melhorar a maneira como se comunica com colegas, líderes, fornecedores e clientes. Lembrando que falar, ouvir, escrever, ler, responder, entender são todos verbos relacionados ao ato de se comunicar.

 

Alinhamento de expectativas: o começo de tudo

Mantenha comunicação e alinhamento sobre as atividades a serem desenvolvidas. Em reuniões de equipe, tire dúvidas, estabeleça prioridades e esclareça pontos que podem gerar controvérsias. Tanto líderes quanto liderados devem ser claros, objetivos e, preferencialmente, confirmar se houve entendimento de tudo o que foi dito. Nesses encontros de alinhamento, ninguém pode sair com dúvidas.

 

Ferramentas precisam de pessoas

Aqui na Up Brasil, adotamos os recursos da Microsoft para facilitar e intermediar a nossa comunicação: E-mail, agenda, planner, mensagem instantânea, plataforma para reuniões virtuais. Cada uma tem seu objetivo e deve ser usada de maneira adequada para que a comunicação fique clara.

 

Ajude seu colega a priorizar

Nem sempre a prioridade do seu colega é a mesma que a sua. Por isso, sempre que solicitar algo importante e prioritário por e-mail, reforce seu pedido com uma ligação ou envie uma mensagem pelo teams, mas vale lembrar, somente para solicitações urgentes. Explique por que precisa da informação e por que seu prazo tem que ser cumprido. Se sua única ferramenta for o correio eletrônico, inclua na mensagem a importância do seu prazo e dos motivos pelos quais você precisa ser atendido. Ajude seu colega a entender a sua prioridade.

 

Seja sempre muito claro (e ainda tire dúvidas)

Procure falar e escrever com clareza, garantindo que as pessoas vão te entender. Pense nas dúvidas que você mesmo poderia ter, se não estivesse envolvido com o assunto. Esclareça essas dúvidas e esteja sempre aberto para outras perguntas. Melhor responder muitas perguntas a deixar que as pessoas façam as suas suposições e entendam errado.

 

Sempre que possível, responda às solicitações com agilidade

As solicitações dos colegas, líderes e de outras áreas vão continuar chegando. Assim que for possível, dê retorno a e-mails, mensagens de whatsapp, pedidos feitos por telefone. Muitas vezes, são coisas pequenas, que você pode se organizar para fazer rapidamente. Dê retorno para as pessoas, mesmo que seja para dizer que precisa de tempo extra. Pode ser que alguém dependa dessa informação. Se possível, determine um horário do dia para dar retornos.

 

Para resolver problemas, converse

Quando começar a receber muitos e-mails sobre um mesmo assunto ou várias conversas sobre um mesmo problema, avalie se não é hora de uma conversa franca com os envolvidos. Marque uma conferência ou reunião por telefone, entenda o que está acontecendo e esclareça todos os pontos. Se for necessário, marque uma conversa com toda a equipe e esclareça mal entendidos.

 

Contato, não controle

Se você é líder de equipe, estabeleça com seu time como as coisas vão funcionar no trabalho remoto. Crie calendários, determine horário de reuniões virtuais, promova reuniões individuais. Compartilhe sua disponibilidade para conversar e atenda a todos com atenção. Dependendo do tamanho de sua equipe, fale diariamente com os colaboradores, seja por mensagem de texto, telefone ou reuniões virtuais. Evite usar essas alternativas para controlar o trabalho que está sendo feito. Reuniões de controle e prestação de contas das atividades devem ser realizadas periodicamente.

 

Ligue a câmara

Nas reuniões com a equipe, sempre que possível ligue a câmara, para que todos possam se ver e se sentir mais próximos. Quando as pessoas se veem, isso melhora o clima e a descontração, reforçando os elos de proximidade, coleguismo e bom humor.

 

Fontes: https://www.napratica.org.br/dicas-comunicacao-eficiente-em-home-office/

https://www.roberthalf.com.br/blog/gestao-de-talentos/como-gerenciar-uma...

 


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